Plannings : Le principe des réservations ponctuelles d'équipements ...

Avant toute chose, un petit rappel ...
Il existe un planning annuel d'occupation des équipements, réalisé en début de saison sportive (en septembre) par l'OMS, en fonction des besoins et attentes de tous les clubs. Ce planning peut éventuellement changer en cours de saison, mais c'est assez rare.

Il y a ensuite la notion de planning ponctuel (réservation ponctuelle), qui vient se superposer au planning annuel, et qui est prioritaire par rapport au planning annuel. Ces réservations sont réalisées en cours d'année par les clubs et associations, pour des manifestations ponctuelles et sont gérées (acceptées ou non) par l'OMS.

Comment réserver un équipement via le formulaire du site ?
Cette démarche de réservation est réservée aux utilisateurs de type "Club et Association" et vous devez vous identifier pour avoir accès à ce formulaire.
Ensuite, il vous suffit de remplir le formulaire (Nom de l'association, votre nom, nature de la manifestation, dates, ....) en respectant les champs obligatoires, et de valider avec le bouton "Envoyer".

Réserver du matériel pour votre manifestation
Vous pouvez, via ce formulaire faire une demande de matériel (mise à disposition par la mairie) pour votre manifestation, en précisant quel type et la quantité que vous souhaitez réserver.
Attention, les quantités affichées sont théoriques (l'ensemble de ce qui est disponible au total), et non les quantités qui restent disponible réellement !
Par exemple, si vous avez besoin de 3 Bancs (2 mètres), il est possible qu'une autre association en ait déjà réservé 2, dans ce cas votre demande ne pourra pas être validée totalement.

Quel est le cheminement de validation de votre demande ?
2 cas sont possibles :

  • 1 - Sans matériel : après validation de votre demande, l'OMS validera ou non votre réservation ponctuelle en fonction des disponibilités.
  • 2 - Avec matériel : Votre demande de réservation sera étudiée par l'OMS, si les dates demandées ne sont pas disponibles, votre demande sera refusée directement. Si les dates sont compatibles avec le planning, votre demande de matériel sera transmise aux services concernés de la mairie, puis en fonction du retour de la mairie, l'OMS vous adressera une réponse détaillée. Ceci étant, les services techniques de la mairie pourront prendre contact avec vous directement pour vous demander des informations complémentaires si nécessaire.
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